SST: Saiba tudo sobre Certificado Digital e Procuração Eletrônica

SST: Saiba tudo sobre Certificado Digital e Procuração Eletrônica

Em tempos de pandemia, onde medidas de isolamento social foram tomadas para conter o avanço do Novo Coronavírus e suas variantes, muitas atividades estão sendo realizadas pela internet.

Além disso, está chegando o prazo de envio das informações de Saúde e Segurança do Trabalho para o eSocial. A fim de otimizar essas ações, que devem acelerar ainda mais o processo de transformação digital nas empresas, a tecnologia tem papel fundamental.

O Certificado Digital e Procuração Eletrônica são alguns desses recursos imprescindíveis para o chamado novo – e permanente – normal. E, claro, serão protagonistas no envio dessas informações sobre a segurança e a saúde dos trabalhadores.

Você também pode acompanhar outros artigos sobre SST no blog da RSData.

Certificado Digital é uma identidade eletrônica

Certificado Digital é a identidade eletrônica de um CPF ou CNPJ, que funciona como carteira de identificação virtual, permitindo a assinatura de documentos à distância, com o mesmo valor jurídico do que a presencial.

O objetivo do certificado digital é comprovar a identidade eletronicamente. Com 12 tipos, sendo 8 relacionados com Assinatura Digital (A1,A2,A3,A4,T3,T4,A CF-e-SAT e OM-BR) e 4 com sigilo (S1/S2/S3 e S4), eles são classificados de acordo com a sua aplicação ou níveis de criptografia.

Os certificados mais utilizados em transações para o eSocial são os tipos A1 e A3. O primeiro permite que a assinatura fique armazenada no próprio computador do usuário. Já o A3 é armazenado em mídias físicas, como tokens USB ou cartões com chip.

Entenda a diferença entre assinatura digital e digitalizada.

Procuração Eletrônica com diversos níveis de autorizações

A procuração eletrônica é o instrumento por meio do qual um cidadão designa alguém de sua confiança como seu representante. Dessa forma, é possível nomear uma pessoa para agir em seu nome dentro de determinados limites ali documentados.

No âmbito do eSocial, é importante dizer que o mesmo foi concebido com a flexibilidade de permitir ter sistemas de folha de pagamento e SST diferentes e ter prestadores de serviços diferentes ao criar a procuração eletrônica com diversos níveis de autorizações.

Além de tudo isso, a procuração eletrônica otimiza a vida de gestores, visto que provê, de forma eletrônica, a possibilidade de fechar acordos, assinar documentos, representar a empresa diante dos órgãos públicos e fazer contratações. A sua validade é de cinco anos a contar da data de emissão.

Envio dos eventos SST ao eSocial

Para o envio dos eventos de SST ao eSocial, além dos certificados A1 ou A3, as consultorias e clínicas de SST necessitarão da procuração eletrônica Perfil N°3 – Grupo SST. A habilitação desta deverá seguir os procedimentos no E-CAC para cada perfil da procuração, seguindo os passos abaixo relacionados:

  1. Acessar E-CAC (https://cav.receita.fazenda.gov.br/) e logar
  2. Clicar no link Procuração Eletrônica – Cadastra Procuração
  3. Informar CPF/CNPJ em Dados do Procurador
  4. Selecionar as procurações desejadas do eSocial e clicar em Cadastrar a Procuração
  5. Clicar em assinar documento

A documentação necessária para envio dos dados de SST será de acordo com o cenário de trabalho adotado pela empresa e/ou consultoria. No caso da empresa, ela poderá enviar ela própria os eventos de SST, e para isto precisará ter um software de gestão e um Certificado Digital ICP Brasil do tipo A1 ou A3, conforme já explicamos no início do artigo.

Leia mais sobre a obrigatoriedade do formato eletrônico, da guarda dos documentos de SST e de certificação digital.

Software de gestão é alternativa segura para as empresas

O eSocial veio para facilitar e simplificar o envio das informações sobre os trabalhadores. Porém, embora seja simples, as empresas precisam estar preparadas para gerir todos os dados e atender às exigências da legislação.

A plataforma da RSData possui atualização automática da Legislação Trabalhista, Previdenciária e Internacional, alertas de gestão, interface intuitiva e integrada com softwares ERP, de folha de pagamento, RH, contabilidade, almoxarifado, compartilhando informações em tempo real.

Ademais, a ferramenta promove agilidade e organização ao negócio, personalizando os documentos de SST de PPRA, PCMSO, anamneses, checklists, ordem de serviço e outros. Além disso, a plataforma facilita os processos aumentando a produtividade, diminuindo o uso do papel e dos espaços físicos.

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