Qual a diferença entre Assinatura Digitalizada e Assinatura Digital?

Este ano chegou o seguinte questionamento para nós, e queremos compartilhar nossa resposta com você, nosso leitor. Vamos lá? Qual a diferença entre Assinatura Digitalizada e Assinatura Digital

PERGUNTA:

Uma empresa, ou uma consultoria ou uma assessoria de SST, que emitem os documentos (PPRA, LTCAT e PCMSO) com assinatura digitalizada (não digital – PDF Assinado) está cumprindo a lei? Esta assinatura está amparada juridicamente em relação a veracidade e validade?

RESPOSTA:

Assinatura digitalizada não tem validade jurídica!

Vamos as explicações?!

A assinatura digitalizada vai ter validade quando for autenticada. Autenticidade esta que precisa ser realizada por um sistema que faça a coleta de uma série de evidências através de um cadastro que possa identificar a pessoa. A pessoa pode acessar esse sistema, inserir seus dados, cadastrar senha, E-mail, telefone, e deixar registrado o IP do computador, localização. Com isso, tem-se elementos que dão evidências que a pessoa teve ciência ao ato e que conferem autenticidade a assinatura digitalizada. Não se resume apenas ao simples ato da pessoa enviar a assinatura digitalizada.

Com relação ao caso, no âmbito da SST, juridicamente: Se a empresa quiser manter a gestão tradicional dos documentos da forma que vem realizando, é plenamente cabível gerar PPRA, LTCAT, PCMSO com assinatura digitalizada, desde que mantenha os registros contemporâneos no meio físico para garantir a autenticidade das informações quando o Fiscal do Trabalho exigir. Nesse caso, a via física dará autenticidade.

O que a Portaria 211 de 11 de abril de 2019 veio estabelecer é a possibilidade de armazenamentos de documentos na via eletrônica, inclusive àqueles assinados manualmente anteriores a Portaria, garantindo a autenticidade – desde que a autoridade certificadora seja no Padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil!

A assinatura digital é um método criptográfico utilizado para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. Utilizando as chaves criptográficas de um certificado digital é possível identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica. Desta forma a assinatura digital está associada diretamente a:

  • autenticidade, pois esta vinculada ao certificado digital do assinante;
  • probidade/integridade, após assinado digitalmente o documento não pode ser alterado;
  • não repudio –  assinante não nega ter criado e assinado o documento.

SOLUÇÃO DA RSData: GED + Assinatura Digital

E para isso, o dataGED   atua como uma alternativa para a empresa garantir a gestão eletrônica dos documentos, inclusive, a autenticidade de todos os documentos por meio de certificado digital, desde àqueles assinados manualmente, anteriores a 11 de abril de 2019 até os atuais, que permitem a assinatura digital.  O GED é um software desenvolvido para o armazenamento de todos os documentos em um só lugar, e a autenticidade das informações com maior agilidade e economia – de forma legal.

Com o GED, todos os documentos são digitalizados e armazenados de forma ordenada por meio de um software. Isso vale para todos os registros do setor, de folha do pagamento aos papeis de gestão de SST. Desde abril de 2019, empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). A permissão foi concedida por meio da Portaria nº 211, e permite utilizar certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos. E, agora, abril/2021, torna-se obrigatório ter os documentos de SST eletrônicos, como visto no meu artigo anterior, DOCUMENTOS DE SST DIGITAIS SÃO OBRIGATÓRIOS.

A tecnologia de GED elimina as perdas de tempo em função de retrabalho. Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido. Ele permite até manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada. Adicional a estes benefícios, o uso do GED permite uma enorme diminuição de custo não só relacionado com agilidade do processo, mas também com a  organização dos processo, economia de papel, impressão, tintas, locais de arquivamento, envio por correios.

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