Promova agilidade e controle na gestão de documentos

Promova agilidade e controle na gestão de documentos!

Você sabia que mais de 400 milhões de toneladas de papel são consumidas todos os anos, rendendo desperdícios para muitas empresas? Segundo dados divulgados pelo IDC Brasil, gastos com impressão e arquivamento de documentos físicos fazem com que cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações.

Por isso, a digitalização de documentos é uma grande aliada das companhias, tanto para reduzir gastos como para aumentar a produtividade. Neste artigo, vamos explicar como um software de gestão de documentos e arquivos pode auxiliar sua empresa a se tornar mais competitiva em meio a um cenário tão incerto como o que vivemos hoje.

Obrigatoriedade do formato eletrônico e certificação digital

Já está valendo a obrigatoriedade do formato eletrônico para documentos de SST, bem como a guarda eletrônica e assinatura digital dos mesmos, segundo Portaria nº 211 do Governo Federal.

A obrigatoriedade vale para as organizações de médio e grande porte. Empresas de pequeno porte devem se adequar em 2022, e as microempresas e microempreendedores, a mudança valerá a partir de 2024.

Saiba tudo sobre certificação digital aqui.

Mas, afinal, o que diz exatamente esse ato administrativo e quais são suas implicações?

Na prática, ele quer dizer que os documentos deverão passar do formato de papel para PDFA1 – com autenticação digital. O processo não é novo, visto que já vinha sendo construído desde o lançamento do e-Social, mas agora não há previsão de adiamento.

Portanto, documentos relacionados à SST em formato eletrônico e certificados deixam de ser facultativos e passam a ser o padrão exigido pelas autoridades brasileiras.

Por que adotar uma solução de GED? Promova agilidade e controle na gestão de documentos!

O dataGED, solução de gerenciamento da RSData, têm ajudado companhias a reduzir custos gerados pela documentação física, estancar a perda de produtividade e melhorar a sua gestão de documentos.

Com os registros sendo digitais, a ferramenta de gestão permite que o acesso aos arquivos seja mais rápido. Além disso, é possível manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou algo no sistema e quando a ação foi executada.

As alternativas para se adequar aos regulamentos e se tornar mais competitivo estão disponíveis no mercado. Você só precisa decidir pelo software que mais vantagens trata ao seu negócio.

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