Por que fazer a digitalização de documentos em SST?

Você sabe por que fazer a digitalização de documentos em SST?

Cerca de 400 milhões de toneladas de papel são consumidas todos os anos, levando prejuízos irreparáveis às empresas. Dados divulgados pelo IDC Brasil alertam para o fato de que com impressão e arquivamento de documentos físicos, cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações.

Por isso, a digitalização de documentos é uma grande aliada das companhias, tanto para reduzir gastos como para aumentar a produtividade. Neste artigo, vamos explicar como um software de gestão pode auxiliar sua empresa a se tornar mais competitiva em meio a um cenário tão incerto como o que vivemos hoje.

Muitos documentos, pouca gestão

Fichas dos funcionários, atestados, formulários, fichas. O fluxo de documentos no setor de RH de uma empresa pode ser algo complicado, ainda mais em organizações que lidam com um quadro grande de colaboradores e lidam bastante com questões de segurança do trabalho.

Estamos falando de grandes volumes de documentos, com variados ciclos de vida e níveis de criticidade e de confidencialidade.

Agora imagine isso tudo em papel, como ainda é a realidade em muitos negócios. Estamos falando de dificuldades para a localização, armazenamento e até mesmo organização deste material, o que pode trazer gargalos e perdas de eficiência no trabalho.

GED: documentos digitalizados e armazenados de forma ordenada

Isso vale para todos os registros do setor, de folha do pagamento aos papéis de gestão de SST. Desde abril do ano passado, empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST).

A permissão foi concedida por meio da Portaria nº 211, e permite utilizar certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos.

A adoção desta solução facilita na busca, acesso e compartilhamento dos documentos, com acesso liberado somente para quem tem autorização. Além disso, possibilita manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.

Saiba tudo sobre a Portaria nº 211 no blog da RSData.

dataSEESMT: Solução completa para gestão de SST e SSO

O dataSEESMT foi desenvolvido sob o acompanhamento de profissionais especialistas em Segurança e Saúde do Trabalho, possui como a sua principal característica a facilidade no lançamento das informações voltadas à Segurança e Saúde do Trabalho, permitindo assim, uma gestão eficaz na emissão, controle e vencimento de documentos, programas e laudos tais como PPRA, PCMSO, PCMAT, PGR, PCA, LTCAT e PPP, ASO e Exames.

Tornando-o assim, um software completo para quem busca efetuar toda a gestão de SST em um único software.

Aproveite leia esse artigo: Guarda eletrônica de documentos: sua empresa já está preparada?

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