Por que adotar o GED na área de saúde?

Preste atenção neste dado: “mais de 20% do faturamento de uma empresa é gasto em material de escritório”. Já deu para entender o impacto que papeladas e impressões causam a médio e longo prazo?

A cada ano as empresas do mundo todo somam nada menos do que 400 milhões de toneladas em papéis que possuem dois destinos prováveis: ou vão para o lixo, ou são armazenados em arquivos que poderiam estar em versão digital, minimizando o rombo financeiro e também ambiental.

Os dados são da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) e indicam uma situação preocupante, ainda mais se somando o fato de que, por dia, os colaboradores de uma organização perdem, em média, até 2 horas na busca por arquivos em papel.

Mas este é um cenário que pode ser facilmente modificado. A solução para minimizar a papelada e se beneficiar da redução de custos e de impactos no espaço físico e no meio-ambiente está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED.

Capacidade de processar documentos digitais

Quanto tempo você gasta procurando os documentos de que precisa todos os dias? Podemos apostar muito. Mesmo que sua organização seja impecável, você poderá levar algum tempo para encontrar um documento específico em meio de dezenas ou centenas de outros.

A vantagem do GED está em sua capacidade de processar documentos digitais. Além de digitalizá-los, é possível armazená-los virtualmente.

E quando você coloca todos os documentos de SST no GED, tudo que você precisa estará concentrado em um só lugar, portanto, em vez de visualizar arquivos físicos e pastas, basta uma busca rápida na plataforma pode resolver este problema, além de você poder até verificar uma versão antiga do mesmo documento.

Portanto, investir no GED para SST não apenas melhora a organização, mas também significa que você pode aproveitar melhor sua jornada de trabalho e aumentar a produtividade com foco nas coisas importantes.

Preservação de documentos importantes

Conforme vai passando o tempo e a sua empresa cresce, mais papel o negócio tende a acumular. Imagine gerenciar milhares de documentos ao longo dos anos. Por exemplo, muitos deles não são úteis apenas para o eSocial, mas devem ser mantidos no futuro.

As normas regulatórias da CLT estabeleceram direitos obrigatórios de custódia de documentos por vários anos. Neste meio tempo, muitas coisas podem acontecer ao papel.

Pode-se perder durante uma mudança do escritório ou em meio às folhas mais novas e usadas. Ou até mesmo podem ocorrer danos devido o manuseio, acidente ou pelos efeitos do tempo. A única maneira de garantir sua integridade durante todo esse período é digitalizá-lo.

Modernização e fim do papel

O mundo corporativo está se modernizando e se adaptando rapidamente a uma realidade sem papel. Essa situação é boa para o meio ambiente, mas também é útil para a empresa.

Além de poder acessar facilmente os documentos de qualquer lugar, você também pode assiná-los digitalmente e ainda liberar espaço físico em sua empresa para novos dispositivos ou funcionários.

Usar o GED para a SST é tornar a sua Gestão Ocupacional livre de papel e, levando-o a outro nível.

Com o dataSEESMT, você pode usar uma variedade de ferramentas, incluindo dataGED, para atingir esse objetivo.

Você está interessado nesta ferramenta? Confira nossas soluções clicando aqui.

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