O que devo fazer para cumprir o eSocial das pequenas empresas?

Em um cenário empresarial cada vez mais regulamentado, o eSocial tornou-se uma peça-chave para as pequenas empresas evitarem armadilhas legais e possíveis passivos no futuro. As dúvidas são recorrentes, as questões sobre valores em caso de descumprimento são constantes, e a busca por respostas é urgente.

Ao longo deste texto, exploraremos etapas cruciais e estratégias fundamentais para garantir a conformidade com o eSocial, sem correr riscos desnecessários. Desde a identificação do enquadramento adequado até a gestão eficaz dos programas e laudos, cada passo é crucial para evitar não apenas penalidades financeiras, mas também para assegurar um ambiente de trabalho seguro e saudável para os colaboradores.

Neste artigo, vamos mergulhar nos detalhes essenciais, fornecendo não apenas uma visão superficial, mas sim um entendimento aprofundado sobre as nuances do eSocial e suas ramificações para as pequenas empresas. Esteja preparado para descobrir não apenas o que fazer, mas também como fazê-lo da maneira mais eficiente e correta.

Junte-se a esta jornada informativa e descubra como navegar pelo eSocial de maneira estratégica, mitigando riscos e construindo bases sólidas para o futuro de sua empresa.

Vamos começar essa jornada de conhecimento e ação!

Então! O que preciso fazer para as pequenas empresas com o advento do eSocial de modo evitar passivos futuros? Esta pergunta tem sido recorrente, motivo pelo qual resolvi resumir e publicar, de modo realizarmos uma troca de informações e reflexões.

Outra pergunta frequente está relacionada aos valores no caso de descumprimento… Muitos indagam sobre isso para avaliar o que fazer.

Em resumo poderíamos sugerir os seguintes passos:

1)           Primeira iniciativa é fazer o diagnóstico inicial da empresa e definir qual o enquadramento adequado, de acordo com o grau de riscos, que varia de 1 a 4, não de uma forma simplória com a análise crua do subitem 1.8.6 da NR1, óbvio;

2)           A empresa tendo empregado registrado, conclui-se pela realização dos Programas e Laudos. Vale destacar que há diferenciações, pois, divide-se em exigências trabalhistas e previdenciárias e a maneira correta não é fazer uma DIR, sapecar os ASOs avulsos, enviar o S-2220 e ficar no vácuo com o S-2240, acreditando que está tudo resolvido. Se liga e entenda que a “simplificação” com a DIR, na verdade gera mais problemas do que solução;

3)           Elabora-se o PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos. Esta exigência é trabalhista, mas dá base para todas os passos seguintes, incluindo o principal que é a elaboração do LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho, base para o PPP eletrônico, e também de extrema importância para o PPP em meio físico, período anterior a 01/01/23, pois, muitos trabalhadores demandarão esse formulário preenchido e a orientação é que nos próximos 20 a 25 anos ainda exista demanda para tal, pois, o eletrônico iniciou em 2023;

4)           Em seguida elabora-se o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. Este é da medicina do trabalho, que dá base e sustentação para elaboração do ASO – Atestado de Saúde Ocupacional e geração dos códigos que são transmitidos através do evento S-2220. Vale destacar que não é uma boa saída realizar o ASO avulso sem o Programa;

5)           Daí será possível, através de um sistema decente, procuração no eCac etc., iniciar as transmissões dos eventos S-2240 e S-2220;

6)           Por fim, o acompanhamento diário, semanal, quinzenal ou mensal da movimentação de Folha de Pagamento que o contabilista realiza todos os meses, pois, qualquer mudança ocorrida deve ser ajustada também na documentação de Segurança e Saúde Ocupacional, diferentemente de um passado recente, em que havia apenas o engavetamento como etapa seguinte à elaboração de um programa em papel.

Há mais detalhes do que foi descrito em tópicos, que envolve parte tributária, entre outras, de competência de fiscalização da RFB – Receita Federal do Brasil.

Esta informação é muito importante, pois, é a RFB que fiscaliza o cumprimento do financiamento da aposentadoria especial, e quando há concessão para o trabalhador sem o correto financiamento pela empresa, a partir do código GFIP informado, a cobrança pode ser realizada, além das multas pela falta ou pelo erro de lançamentos.

Ser do regime Simples Nacional, ter a ideia de que os impostos já estão sendo pagos, e deixar de cumprir com o dever de casa no que refere à Segurança e Saúde Ocupacional, pode custar muito caro, afinal, não podemos fazer festa com o dinheiro alheio e jogar conta para o INSS. E, para quem é do regime tributário que recolhe em separado, a sonegação tem implicações semelhantes.

E, por fim, a informação referente aos valores de multa por evento, na forma de exemplo de uma empresa que possui um empregado registrado, que pode custar R$ 6.200,12 (S-2220 e S-2240). Quem possui mais de um empregado, basta multiplicar. E, mais o valor da multa pela falta do LTCAT começa no valor aproximado de R$ 31.000,41. Mas, não para por aí porque a parte trabalhista vem junto, embora não assuste tanto para quem aposta na impunidade, a sugestão é administrar corretamente e de preferência delegar para quem sabe em detrimento à busca soluções baratas e rápidas.

Pense nisso!

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