Guarda eletrônica de documentos

Guarda eletrônica de documentos: sua empresa já está preparada? A obrigatoriedade da guarda dos documentos de SST já está valendo, mas muitas empresas ainda não estão preparadas para esse passo rumo à transformação digital. Neste artigo, vamos abordar como usar a tecnologia para se beneficiar da digitalização prevista na Portaria 211.

Guarda eletrônica de documentos: sua empresa já está preparada?

A obrigatoriedade da guarda dos documentos de SST já está valendo, mas muitas empresas ainda não estão preparadas para esse passo rumo à transformação digital. Neste artigo, vamos abordar como usar a tecnologia para se beneficiar da digitalização prevista na Portaria 211.

Do que trata a Portaria 211?

O Governo Federal determinou, através da Portaria 211, que os documentos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) precisarão estar no formato eletrônico, bem como ter sua guarda eletrônica e assinatura digital. Na prática, isso quer dizer que os documentos deverão passar do formato de papel para PDFA1 – com autenticação digital.
O ato administrativo foi publicado em 11 de abril de 2019 e concedeu o prazo de dois anos para a adaptação das empresas. Cabe ressaltar que a obrigatoriedade vale para as organizações de médio e grande porte. Já as companhias de pequeno porte devem se adequar em 2022. Para as microempresas e microempreendedores, a mudança valerá a partir de 2024.
Mas, afinal, o que diz exatamente esse ato administrativo e quais são suas implicações? Acompanhe esse artigo e fique por dentro dos desdobramentos da portaria e o melhor caminho para sua empresa não enfrentar problemas de adequação.

O que é a guarda eletrônica de documentos?

Guarda eletrônica é a posse de documentos em formato digital, gerando não apenas economia de espaço físico, mas integridade dos documentos e agilidade para disponibilizá-los.
Isso significa que os arquivos obrigatórios pela Portaria 211 (apresentaremos quais são no próximo tópico) devem ser digitalizados em formato PDF – amplamente utilizado no mercado e compatível com diversos softwares e plataformas.
Já a assinatura digital, que também está entre as obrigações, está relacionada a uma tecnologia de autenticação de documentos eletrônicos. Você pode saber mais sobre assinatura digital nesse artigo publicado no nosso blog.

Quais são os documentos obrigatórios pela Portaria 211?

Dentre os documentos abrangidos estão:

  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PCMSO;
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PPRA;
  • Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
  • Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
  • Programa de Proteção Respiratória – PPR;
  • Atestado de Saúde Ocupacional – ASO.
  • Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
  • Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
  • Plano de Proteção Radiológica – PPR;
  • Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
  • Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
  • Laudos que fundamentam todos os documentos previstos no artigo 01, da Portaria N°211, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
  • Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

Quais os prazos determinados para guarda de documentos de SST?

Alguns prazos já estão determinados pela Portaria 211. Os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas deverão ser registradas em prontuário clínico individual, que ficará sob a responsabilidade do médico-coordenador do PCMSO (item 7.4.5, NR 7), têm período mínimo de 20 anos após o desligamento do trabalhador.
A guarda, pelo empregador, de todos os documentos relativos à eleição (item 5.40, j, NR 5) deve obedecer ao período mínimo de 05 anos. Já o registro de dados, estruturado de forma a constituir um histórico técnico administrativo do desempenho do PPRA (item 9.3.8.1 e 9.3.8.2, NR 9) tem prazo mínimo de 20 anos.
Por fim, o registro anual de todos os acidentes ocorridos na empresa ou estabelecimento, com ou sem vítima, todos os casos de doença ocupacional, os fatores ambientais, as características do agente e as condições do(s) indivíduo(s) portador(es) de doença ocupacional ou acidentado(s), e dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade (item 4.12, h, i e j, NR 04) devem seguir o período mínimo de cinco anos.

Sua empresa já está preparada?

Muitas organizações ainda não estão preparadas e correm sérios riscos de punições por não manejarem corretamente os seus documentos de SST. Vale ressaltar que investir em tecnologia para gerir esses arquivos é o melhor caminho para atender às exigências e se tornar competitivo em um mercado cheio de incertezas.
O que podemos afirmar com segurança é que localizar com facilidade qualquer documento, proporcionando mais tempo para a tomada de decisão e outras demandas estratégicas é um diferencial competitivo, mais ainda em tempos de pandemia.
Além disso, a economia de espaço físico, a garantia da integridade dos documentos e menor custo com impressão e envio também lideram a lista de benefícios da utilização de softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

GED é a melhor alterativa para as empresas

A tecnologia de GED pode trazer grandes ganhos para as empresas, agilizando fluxos de documentos entre setores e processos administrativos no geral. Além disso, elimina as perdas de tempo em função de retrabalho.
Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido. Ele permite até manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.
Já está mais que na hora da sua empresa dizer sim à transformação digital e utilizar a tecnologia como protagonista das suas escolhas.

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