GED: assinatura digital x assinatura eletrônica
O tema não é novo, mas as dúvidas sobre assinatura digital e assinatura eletrônica são cada vez mais comuns.
Para facilitar o entendimento sobre o assunto, vamos falar sobre significados, diferenças e como uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode ajudar na economia, produtividade e melhor gestão da sua organização.
Você pode acompanhar artigos sobre SST no blog da RSData.
Assinatura digital x assinatura eletrônica
A assinatura digital é um método criptográfico utilizado para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. Utilizando as chaves criptográficas de um certificado digital é possível identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica.
Pode ser aplicada a contratos, procurações, laudos médicos, atestados e diversos documentos ou transações online.
Já a assinatura eletrônica pode ser obtida por biometria, assinatura digitalizada, login/senha, PIN, assinatura digital, entre outros. Essa modalidade não necessita do certificado digital para reconhecer a identidade, pois se baseia na coleta de evidências (geolocalização, endereço IP, foto e assinatura manuscrita).
É mais utilizado quando as partes a aceitam e confiam, segundo a medida provisória 2.200-2 2001, especialmente em casos de otimização de processos internos das empresas, por exemplo.
É obrigatório o uso na Segurança do Trabalho?
Sim, visto que a portaria nº 211, de 11 de abril de 2019 tornou obrigatória a assinatura digital de documentos na SST. Essa modalidade já é aceita em outros segmentos e a obrigatoriedade passará a valer a partir de abril. A assinatura deve estar no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Saiba quais são os tipos de assinatura digital
Com características diferentes, 3 padrões já são aceitos: PAdES, em PDF, por representação visual; CAdES, em qualquer tipo de arquivo, produz arquivo adicional .p7s e XadES, em arquivo XML como utilizado no eSocial, por exemplo.
Lista dos documentos previstos na Portaria Nº 211
O padrão ICP-Brasil valida os seguintes documentos:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
- Programa de Proteção Respiratória (PPR);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR) ;
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
- Plano de Proteção Radiológica (PPR);
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP);
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Lista de padrões técnicos para assinatura
- Formato PDF;
- Qualidade padrão PDF/A-1.
- Documentado na ABNT NBR ISO 19005-1,
- O padrão de assinatura digital para documentos PDF é o PAdES.
Cronograma da obrigatoriedade
As empresas grandes devem se adequar a partir de 11 de abril. As demais seguem o cronograma:
- MEI e ME: abril 2024
- EPP: abril 2022
A importância de usar assinatura digital
Você sabia que cerca de 400 milhões de toneladas de papel são gastas em todo o mundo anualmente? São aproximadamente 800 mil toneladas a cada mês.
As despesas de organizações com materiais de escritório, tendo à frente os gastos com papeis e impressões, respondem por uma média de 20% ou mais de faturamento, segundo dados da ABGD.
Os custos de impressão, envolvendo papel, equipamentos, manutenção, energia elétrica e toners, além dos custos de ocupação de espaço para arquivamento de documentos físicos, fazem com que cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações.
Além da economia, utilizando a assinatura digital é possível otimizar a utilização de espaços físicos, otimizar a produtividade, melhorando o acesso e uso de documentos relacionados a SST e, claro, obter melhorias na gestão de documentos.
Plataforma dataGED da RSData
Para se adequar às obrigatoriedades que vêm pela frente é necessário mais do que planejamento, é fundamental que haja centralização, segurança, agilidade e produtividade.
É isso que o dataGED da RSData oferece, além de todos os recursos para manutenção de registros anteriores de versões de documentos.
Ademais, com a ferramenta é possível saber qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada, bem como a possibilidade de restrição de acesso das informações para determinados usuários ou grupos de acesso.
E não para por aí: com o dataGED da RSData as empresas alcançam mais conformidade na gestão de seus documentos, o que coloca as organizações um passo à frente no cenário de Digitalização e Transformação Digital.
Sua empresa já está preparada para se manter competitiva?
