Como vai funcionar o eSocial nos Órgãos Públicos?

Instituído pelo o Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, o eSocial, tem o objetivo de coletar e armazenar as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural, num Ambiente Nacional Virtual, para que sejam utilizadas para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS pelos órgãos participantes. De uma maneira geral, o eSocial aprimora, centraliza e simplifica a entrega destas informações, dando maior agilidade e transparência ao processo de cumprimento destas obrigações com eliminação da utilização do papel, contribuindo para sustentabilidade.

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Qual é o cronograma de implantação dos órgãos públicos?

O eSocial, está sendo implantado em fases e por grupo de empresas, os órgãos públicos e organizações internacionais, pertencentes ao GRUPO 4, iniciaram sua obrigatoriedade em 21 de julho de 2021 e iniciarão o envio das informações de SST em 01 de janeiro de 2023, a partir das oito horas, conforme estabelecido pela PORTARIA CONJUNTA MTP/RFB/ME Nº 2, DE 19 DE ABRIL DE 2022 que prorrogou a entrada dos eventos de SST, ficando assim estabelecido o seu cronograma:

1ª Fase: 21/07/2021 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas

2ª Fase: 22/11/2021 – Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.

3ª Fase: 22/08/2022 –  Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de agosto/2022)

Substituição da GFIP: (Data a definir) –  Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (ver Instrução Normativa RFB nº 2005, de 29 de janeiro de 2021).

(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)

4ª Fase: 01/01/2023 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

Quais são os eventos de SST?

Os eventos de SST possuem como finalidade principal a substituição dos atuais formulários utilizados para envio da CAT e do PPP. Tais eventos estão diretamente relacionados à SST, porém existem dados em outros eventos que são utilizados para compor as informações exigidas pelos formulários substituídos. São definidos como eventos de Segurança e Saúde no Trabalho – SST:

• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho;

• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;

• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos;

As informações são obrigatórias só para segurados vinculados ao RGPS, mas é necessário a informação relativa a servidores vinculados a RPPS, para fins de cumprimento do que dispõe a Nota Técnica 2/2014/CGNAL/DRPSP/SPPS/MPS. A regra de obrigatoriedade do envio dos eventos de SST, deve ser analisada conforme o regime de contratação e de previdência de cada servidor, e não do órgão como um todo, isto é, as regras elencadas nos itens acima aplicam-se aos servidores conforme o seu regime de contratação (ex.: celetista ou estatutário) e o seu regime de previdência (RGPS ou RPPS), sendo que diferentes regimes e combinações podem coexistir em um mesmo órgão público.

Ou seja, os órgãos públicos possuem particularidades, que devem ser observadas devido as diferentes modalidades de contratação e de Regimes de Previdência coexistindo em um mesmo período, motivo pelo qual esses contribuintes devem atender às seguintes regras:

• Órgão público que contrata pelas regras da CLT (emprego público) e que, consequentemente, possui empregados vinculados ao RGPS: nessa hipótese o envio de todas as informações de segurança e saúde no trabalho é obrigatório;

• Órgão público no qual seus servidores, embora sejam estatutários, encontram-se vinculados ao RGPS: devem ser enviados todos os eventos de SST, exceto o evento S-2220;

• Órgão público que instituiu RPPS, mas possua servidores obrigatoriamente vinculados ao RGPS: nesse caso aplica-se a mesma regra de obrigatoriedade do item anterior.

• Órgão público cujos servidores estatutários estejam vinculados a um RPPS: não há obrigatoriedade de envio dos eventos de SST.

Resumo da obrigatoriedade de envio das informações de SST, por categoria:

Ressalta-se ainda que, para os estagiários, não é obrigatório o envio dos eventos de SST.

Qual a importância do eSocial para os órgãos públicos?

O eSocial desburocratiza, simplifica e garante maior segurança de informação tanto para o Governo, quanto para o Órgão Público que envia os dados dos trabalhadores e servidores, tornando os processos mais organizados, precisos e ágeis, na consolidando das movimentações e históricos destes trabalhadores e servidores. Junto a isto, eles também se beneficiarão também na gestão dos seus processos, uma vez que terão:

  • Reestruturação e Automação de processos com eliminação de papel
  • Desburocratização com centralização de informação e envio único para os diferentes entes do Governo
  • Rapidez e eficiência
  • Agilidade na emissão, envio e correção das informações
  • Segurança no armazenamento de informações

Desta forma tanto o Governo, quanto os Órgãos Públicos terão maior confiança na prestação das informações e dados enviados, assegurando uma maior transparência pública, e uma diminuição nas multas e processos de improbidade ocorridos pela falta de dados consolidados e/ou perdidos.

Como deve ser prestadas as informações?

Os órgãos públicos da administração direta, indireta, autárquica e fundacional da União, Estados, Distrito Federal e Municípios podem prestar suas informações de forma descentralizada, onde cada órgão que corresponda a uma unidade administrativa dentro do ente federado responsável pode enviar suas próprias informações a partir de seus sistemas informatizados e utilizando-se de suas próprias estruturas de dados, seguindo o padrão definido nos leiautes do eSocial. Desta forma, cada unidade administrativa pode enviar suas próprias tabelas, bem como todos os demais eventos periódicos e não periódicos. Suas informações, porém, são vinculadas ao ente federativo por meio da informação do CNPJ do EFR.

Que cuidados devem ser tomados no envio pelo processo de transmissão descentralizada?

Conforme o MOS, Manual de Orientação do eSocial, os seguintes cuidados devem ser tomados:

a) mesmo a informação sendo prestada descentralizadamente pela unidade administrativa, ela é feita em nome do ente responsável e não em nome da unidade administrativa. Por exemplo, se a Secretaria de Finanças de uma determinada Unidade da Federação prestar suas informações de forma autônoma, ela o faz em nome do ente responsável e não em seu nome;

b) o EFR só cumpre com suas obrigações após todas as suas unidades administrativas vinculadas prestarem suas informações;

c) a CND da RFB só é disponibilizada para o EFR se esse tiver cumprido com suas obrigações, conforme descrito no item anterior.

Quanto aos órgãos públicos da administração direta federal, esses devem enviar suas

informações no CNPJ de cada órgão ou unidade administrativa – (14 dígitos).

Se a opção for pelo envio centralizado, apenas um conjunto de tabelas pode ser utilizado para todas as informações.

Como será o envio?

O órgão público gera um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emite o protocolo de envio e o envia ao órgão público.

O certificado digital utilizado no sistema eSocial deve ser pertencer à série “A”, do tipo A1 ou A3, emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Para automatização dos processos a RSData optou pelo tipo A1, que ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele é utilizado, dando maior segurança e agilidade aos processos de envio.

Com a RSData, software ESPECIALIZADO e DEDICADO a SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO, você garantirá uma GESTÃO em EXCELÊNCIA na área de SST, contando com campos específicos e alertas de gestão de Legislação Trabalhista e Previdenciária. Tanto para área técnica, que conta com a NR15, NR16 vinculadas ao Anexo IV, do Decreto 3048/99, fazendo seus programas, laudos e gestão de informações centralizadas e automatizadas, e também gerando relatórios com KPIs que auxiliarão na melhoria contínua; quanto para área administrativa que terá integradas as informações de SST com seus softwares de folha.

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