Como realizar uma reunião de SST mais produtiva? Parte 2

Como realizar uma reunião de SST mais produtiva Parte 2

Como realizar uma reunião de SST mais produtiva? Parte 2

Há alguns dias iniciei este texto com 7 dicas para realização de uma reunião de SST mais produtiva. Hoje vou trazer mais 7 dicas com o mesmo objetivo, se você não leu o texto anterior, clique aqui.

Vamos as 7 dicas complementares:

8ª Convoque as pessoas indispensáveis e as oriente.
Você conhece aquele tipo de profissional ou gerente que convoca uma grande quantidade de pessoas para uma reunião? E se justifica dizendo: “É bom você participar ou é melhor sobrar que faltar”.
Nas minhas dicas iniciais eu relatei que toda reunião tem um custo!
Apenas as pessoas relacionadas a objetivos da reunião devem ser convidadas! Para cada pessoa que você estiver pensando em chamar, precisa fazer a seguinte pergunta: “De que forma eu espero que ela contribua na reunião?\”, “Como ela vai ajudar a atingir o objetivo?”
Uma opção é quando for decidir quem vai convidar para a reunião é levantar o valor da hora de todas as pessoas que estiverem incluídas em sua lista e multiplique pelo total de horas previstas para a duração da reunião e valor de cada hora.
Quanto vai custar?
Então essa reunião qual o retorno esperado deste investimento?
Nem todos os benefícios de uma reunião podem ser mensurados financeiramente. Entretanto, quando você tiver noção dos custos envolvidos, irá trabalhar com maior clareza a fim de torná-la mais eficiente.
Imagine que você precisa tomar uma decisão que terá um investimento de 600 reais em um equipamento de segurança e a reunião vai ter um custo de 700,00 reais. É melhor comprar que fazer a reunião! Não concorda?
Caso você tenha um gestor, comunique a ele essa condição.
Definido as pessoas, o próximo passo é informar a todos com antecedência o tempo que será empregado na reunião. Lembre-se, todos tem outros compromissos e precisam planejar a sua agenda.

9ª Escolha um local adequado ou prepare palco.
Assegure-se de que local para reunião tenha uma iluminação apropriada, que as janelas possuam persianas ou cortinas para reduzir a luz solar ou outras distrações e que a temperatura possa ser mantida em um nível confortável.
Dependendo da reunião é interessante deixar a pauta sempre amostra. Até poderá imprimir e deixar sobre a mesa, assim todos os participantes podem acompanhar a evolução da reunião.
Um ponto importante na preparação da reunião é ver quais serão as informações necessárias. Então procure verificar isso com antecedência para que durante a reunião elas estejam acessíveis. Exemplo: Normas aplicáveis, documentos, relatórios e outros importantes para se chegar ao objetivo.
Engana-se achar que uma reunião virtual não precisa seguir as mesmas regras. Você precisa também escolher uma plataforma adequada, preparar seu microfone e sua câmera. Garantir que você esteja com uma boa iluminação e em um ambiente adequado, sem ruídos externos.

10ª Comece de maneira correta.
Se você for facilitador da reunião deve começar na hora marcada, adiar o momento do início, somente sob circunstâncias extraordinárias. Adiar o início demonstra desrespeito por aqueles que chegaram pontualmente, afinal por que o tempo deles é menos importante dos demais? Além disso, os encoraja a chegar atrasado da próxima vez.
É bom começar a reunião com o aquecimento, seja uma discussão rápida sobre a pauta e alguns comentários a serem levantados de forma inicial.
Lembre-se que nesse início de reunião também é importante deixar claro os objetivos esperados e que espera contribuição de todos os participantes para atingir o objetivo.

11º Informe e discuta.
Evite usar as reuniões para passar grandes quantidades de informação. Os participantes devem recebê-las de antemão, de modo que cheguem preparados para questionar, discutir e tomar uma decisão de maneira rápida, por isso é interessante encaminhar a todos os participantes a pauta e as informações relativas a reunião assim todos podem fazer uma leitura antecipada. Recomendo enviar isso com uma certa antecedência de 24 a 48 horas.
Uma outra sugestão é estabelecer algumas perguntas a serem respondidas durante a reunião, por exemplo:
Como podemos melhorar a gestão de EPI dentro do setor de almoxarifado?
Como conseguir que os trabalhadores utilizem com mais frequência ou de maneira adequada os equipamentos de proteção individual?
Claro que é importante incentivar a participação de todos, mas sem perder o foco nos temas levantados.  Surgindo outros temas que podem ser importantes, é interessante avaliar a necessidade de uma outra reunião em que eles possam ser abordados.

12ª Encerre a reunião de maneira adequada.
Independente do sucesso de uma reunião, encerrar de maneira adequada é fundamental.
Encerre na hora marcada mesmo que tenha começado com algum atraso. Os participantes têm seus próprios horários e compromissos. Terminar a reunião pontualmente demonstra consideração e encoraja os participantes a trabalhar com mais eficiência.
A pessoa que conduz a reunião precisa fazer um resumo dos pontos principais e das decisões, ações a realizar e designação de tarefas. Os participantes precisam saber se alcançaram seus objetivos para reunião e o que vão fazer a seguir, isso gera um sentimento de realização que estimula o comprometimento com o que foi combinado. Deixe na sua programação um tempo para isso.
Mas encerrar a reunião no horário marcado não quer dizer encerrar a reunião às pressas, é necessários alguns minutos para encerrar uma reunião de forma adequada.
Geralmente ao final de uma reunião é necessário tomar uma decisão e essa decisão pode ser tomada dentro de quatro estilos básicos: Voto por maioria ou qualidade, consenso ou delegação
Uma decisão significa muito pouco se não resultar em uma ação, a próxima etapa para um facilitador será ajudar o grupo a determinar quais as ações a serem realizadas, o tipo de abordagem, o cronograma, a pessoa ou as pessoas que ficaram responsáveis por sua execução e os resultados específicos esperado de cada ação.
Não esqueça de agradecer pessoalmente os participantes. Isso é importante para expressar o seu reconhecimento. Seja sincero e se possível específico e procure detalhar como ele poderá contribuir ainda mais nas próximas reuniões.

13º Pós reunião.
Faça uma avaliação da sua reunião e peça feedback.
Procure conversar com as pessoas e ter um feedback de como essa reunião foi produtiva ou quanto ela foi bem conduzida.
Faça perguntas do tipo:
O que você achou da pauta, ela estava bem-organizada?
Os objetivos da reunião ficaram claros?
Você se sentiu à vontade para participar e dar sugestão durante a reunião?
O ritmo da reunião foi apropriado?
Há algo que podemos melhorar para a condução das próximas reuniões?

14ª Providencie as atas.
É importante que ao final da reunião seja redigida uma ata. Se for uma reunião de CIPA é algo obrigatório. Devemos disponibilizar essa ata para todos os participantes e deixar arquivada para fiscalizações futuras.
Ah, você também pode encaminhar essa ata por e-mail, WhatsApp ou de uma outra forma que você achar mais fácil.
Acredito que com os pontos abordados você irá conseguir produzir uma reunião mais adequada, relevante, produtiva e não aquela reunião chata, aonde as pessoas vão porque tem que ir e ao final não chega a um objetivo.
E para finalizar pense na seguinte frase \”se não houver uma congregação de mentes a reunião será apenas um encontro de corpos’ Carolyn B. Thompson

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Os artigos reproduzidos neste blog refletem única e exclusivamente a opinião e análise de seus autores. Não se trata de conteúdo produzido pela RSData, não representando, desta forma, a opinião legal da empresa.

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