3 motivos para usar assinatura digital em contratos

Cerca de 400 milhões de toneladas de papel são produzidos todos os anos, rendendo desperdícios para muitas organizações. Para termos uma ideia, segundo pesquisa do IDC Brasil, os custos de impressão e arquivamento de documentos físicos fazem com que cada papel represente em torno de R$ 50 por cópia às empresas.

Entretanto, a adoção de tecnologias oferece uma alternativa para esse desafio. Já imaginou ter o Gerenciamento Eletrônicos de Documentos (GED) e a assinatura digital disponíveis em uma única plataforma?

Isso é possível! Porém, antes de apresentarmos essa solução, abordaremos os 3 principais motivos para usar assinatura digital em contratos.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um método criptográfico utilizado para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. Utilizando as chaves criptográficas de um certificado digital é possível identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica.

Pode ser aplicada a contratos, procurações, laudos médicos, atestados e diversos documentos ou transações online.

Confira 3 motivos para usar assinatura digital em contratos:

1.    Reduzindo custos com a assinatura digital

As despesas de organizações com materiais de escritório, tendo à frente os gastos com papéis e impressões, respondem por uma média de 20% ou mais de faturamento, segundo dados da ABGD.

Como já citamos no início deste artigo, somente os custos de impressão, envolvendo papel, equipamentos, manutenção, energia elétrica e toners, além dos custos de ocupação de espaço para arquivamento de documentos físicos, fazem com que cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações.

Além da economia, utilizando a assinatura digital é possível otimizar a utilização de espaços físicos, otimizar a produtividade, melhorando o acesso e uso de documentos relacionados a SST e, claro, obter melhorias na gestão de documentos.

2.    Rastreabilidade e segurança aos contratos

Com a assinatura digital, empresas e clientes podem verificar com transparência quando os documentos são assinados e quem são os responsáveis por esta validação, dando mais confiabilidade aos documentos. Além disso, a assinatura digital é autenticada por meio de criptografia, o que torna o documento único e intransferível, gerado exclusivamente a partir de dados pessoais de seu portador.

Ademais, quando se fala em contratos físicos, precisamos lembrar todas as fases do processo: meio de transporte para chegar ao destinatário e todas as pessoas com acesso ao documento antes disso. Sem esses processos manuais, ou seja, com o uso da assinatura digital, há um ambiente mais seguro e rastreável para todas as partes envolvidas.

3.    Otimizando o tempo com a assinatura digital

O tempo de assinatura de contratos físicos é consideravelmente maior do que o dos contratos digitalizados. Isso porque, obviamente, o trajeto feito pelo documento é manual e depende do papel e da caneta. Com o uso da assinatura digital, é possível validar o arquivo em tempo real, de qualquer lugar.

Isso não apenas otimiza o tempo dos gestores, como também permite que eles foquem no core business, ou seja, nas decisões mais importantes para o negócio.

GED + Assinatura Digital em uma única plataforma

Vamos falar sobre o dataGED? O sistema atua como uma alternativa para a empresa garantir a gestão eletrônica dos documentos, inclusive, a autenticidade de todos os documentos por meio de certificado digital, desde àqueles assinados manualmente, anteriores a 11 de abril de 2019 até os atuais, que permitem a assinatura digital.

O GED é um software desenvolvido para o armazenamento de todos os documentos em um só lugar, e a autenticidade das informações com maior agilidade e economia – de forma legal. Com o sistema, todos os documentos são digitalizados e armazenados de forma ordenada por meio da plataforma.

Isso vale para todos os registros do setor, de folha do pagamento aos papéis de gestão de SST. A tecnologia de GED elimina as perdas de tempo em função de retrabalho. Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido.

Adicional a estes benefícios, o uso do sistema permite uma enorme diminuição de custo não só relacionado com agilidade do processo, mas também com a organização dos processos, economia de papel, impressão, tintas, locais de arquivamento, envio por correios.

 

Você sabia que já está valendo a obrigatoriedade do formato eletrônico, da guarda dos documentos de SST e de certificação digital? Saiba mais aqui.

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