10 dicas para uma reunião produtiva

No “novo normal” o formato digital sincronizado em sala de aprendizagem comunitária tem se constituído em importante ferramenta para a reunião entre os profissionais para o encaminhamento e tomada de decisão nas mais diversas áreas.

Desaconselhado atualmente pelos protocolos sanitários de proteção e de prevenção ao adoecimento e morte, a junção, aglomeração ou ajuntamento de pessoas encontra no formato digital uma nova forma de consecução do objetivo proposto. Desde os primórdios da civilização, a organização social se vale da aproximação das pessoas a ato assemblear para discussão de idéias, propostas e orientação do coletivo para a tomada de decisão.

No campo da Segurança e Saúde Ocupacional não é diferente. Mesmo com o forte  surgimento da geração CC (Cópia & Cola) onde a tônica pela facilidade das mídias sociais favorece o peticionamento de modelos prontos, já dado, o que estimula a ignorância e a mesmice, distanciada da realidade construtiva, justificada e bem fundamentada de práticas e técnicas aplicáveis, a Gestão e o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais exige muito mais que a simples mudança. Mudar por mudar não é suficiente; é preciso evoluir, agregar, crescer, entregar mais de forma a atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas.

Os elevados padrões de qualidade para “entender os requisitos” e “atender os critérios a partir da literatura técnica validada” estabelece um mundo de oportunidades para quem verdadeiramente preparado estiver.

A milenar prática de reunir pessoas/profissionais para encaminhamento e assertiva tomada de decisão compartilhada, mesmo que diante de tantas e necessárias adaptações, não pode mudar em sua essência ou raiz. A “nutelagem” precisa ser controlada o contida. A Reunião em tempos de falta de tempo, não pode usurpar do tempo das pessoas de modo improdutivo, ou seja, a reunião precisa ser produtiva. Se percebe por demais a improdutividade e até mesmo, carregada de boas intenções encontros por vezes desnecessário. Para tomar o tempo de outrem deve-se justificar, ancorar, o arrazoado de motivos que a convocou. Com a sua permissão, reportamos abaixo alguns critérios que podem alavancar uma “REUNIÃO PRODUTIVA”:

  1. Foco e Pauta – Definir previamente a temática a ser abordada e socializar antecipadamente para que todos os participantes possam se preparar com conteúdos de qualidade;
  2. Clareza o Objetividade – tenha muito claro qual seu objetivo com este compromisso. Qual problema desejo resolver. O que eu desejo discutir nesta reunião. Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim da reunião;
  3. Expertise e Condução (Liderar) – Definir quais são as pessoas indispensáveis para participar dentro da temática e propositura e, especialmente comportamentos e forma de condução desejável. Acolhimento e valorização;
  4. Tempo e Participação – Definir tempo necessário à produção com qualidade. Acolher e valorizar a participação (fator motivador). Ouvir atentamente e com empatia à todos;
  5. Consenso – as decisões devem ocorrer, preferencialmente por consenso de forma a garantir que todos saiam dali com o objetivo comum para conquistar a evolução (resultados/crescimento);
  6. O condutor / Líder deve liderar – acolher, estimular a participação reflexões alinhados com o objetivo proposto. Capacidade de percepção pois nem sempre a eloquência representa a melhor idéia ou a melhor saída;
  7. Relatoria – Caberá ao condutor absorver a essência de cada participação e encaminhar a redação final do tópico para a consensualização vinculada a pauta e ao objetivo proposto para a reunião;
  8. Distrações e a Pauta – Lembrar o compromisso e objetivo a ser alcançado. De arrazoado de tempo disponível para a finalização;
  9. Planejamento Estratégico – definir o plano e cronograma de ações (Objetivo estratégico, ações estratégicas, meta relevante, específica e mensurável, indicadores estratégicos,  responsável e prazo de conclusão);
  10. Avaliação de Eficácia das Medidas – A análise de desempenho. A padronização e a socialização da informação / Gestão à vista.

A melhoria é contínua. Compartilhar o comando, a liderança que flutua segundo as necessidades e domínio / proficiência de cada um,  sobre determinado tema específico cria e desenvolve o verdadeiro espírito de equipe e sustentabilidade dos negócios. O verdadeiro líder comanda (divide o mando), estimula e favorece o desenvolvimento de seu liderado e de sua equipe e se torna imprescindível para o sucesso de todos.

PEDRO VALDIR PEREIRA

Safety Technician-Ergonomics, Occupational hygienist, Health and Safety /Reg. MTb. 45/00069-2 Formação Profissional Coaching Gerencial; Técnico Internacional em Emergências Químicas – Especialista em Atendimento de Emergências – NFPA 472 U.S.A;
HazMat Technician Standard for Professional Competence of Responders to Hazardous Materials Incidents – Technician Level – transportation technology center, University of Texas at Austin – inc. USA; Instrutor Credenciado CMBM / CBM RS REG. N° 000.185 / 2011, N° 0.379 / 2013, 551/2015, 733/2017, 078/2019; Juiz do Tribunal de Mediação e Arbitragem do RS / TMA RS – Matrícula TMA/RS 1328;
Consultor Técnico – Defesa Civil RS; Membro da Cruz Vermelha Internacional – Vale do Taquari; Delegado Eleito para representar o RS na Conferência Nacional de Defesa Civil – Brasília em NOV 2014;
Instrutor, Professor, Comunicador, Palestrante, Coordenador de SST, Consultor Técnico em SST.

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